POLITIQUE EN MATIÈRE DE CONFLIT D’INTÉRÊTS

Définitions

Dans la présente politique, les termes suivants ont les significations indiquées ci-après :
1. le terme «conflit d’intérêts» signifie toute situation dans laquelle la prise de décision d’un représentant, qui devrait toujours être dans les meilleurs intérêts de Ringuette Canada, est influencée ou pourrait l’être, par des intérêts personnels, familiaux, financiers, d’affaire, ou autres intérêts privés;
2. le terme «intérêt non financier» signifie un intérêt que quelqu’un peut avoir et qui peut faire intervenir des rapports familiaux, des liens d’amitié, des postes bénévoles ou un autre intérêt, qui ne comportent pas de profit ou de perte potentiel de nature financière;
3. le terme «intérêt financier» signifie un intérêt qu’une personne peut avoir dans une situation en raison de la possibilité ou de l’attente d’un profit ou d’une perte de nature financière pour elle-même ou pour une autre personne à laquelle elle est liée;
4. le terme «conflit d’intérêts perçu» signifie la perception par une personne informée qu’il existe ou qu’il peut exister un conflit d’intérêts;
5. le terme «représentant» désigne toutes les personnes employées par Ringuette Canada ou participant à des activités en son nom, incluant : les entraîneurs, les membres du personnel, les membres, les organisateurs, le personnel à contrat, les bénévoles, les gérants, les administrateurs, les membres de comités, la présidente et les directeurs de Ringuette Canada.

Contexte

Les personnes qui agissent au nom d’un organisme doivent faire passer en premier les intérêts de cet organisme, et en second tout intérêt personnel qu’elles peuvent avoir dans les opérations de cet organisme. Par exemple, dans un organisme sans but lucratif, la Loi exige que les membres du conseil d’administration jouent le rôle de fiduciaires de l’organisme (de bonne foi, ou en fiducie). Les membres du conseil d’administration et les autres intervenants ne doivent pas se placer dans des situations où la prise de décisions au nom de l’organisme est reliée à leurs intérêts personnels, car cela serait une situation de conflit d’intérêts.

Objet

Ringuette Canada s’efforce de réduire ou d’éliminer presque totalement les situations de conflit d’intérêts à Ringuette Canada, en étant conscients, prudents et ouverts à propos des conflits potentiels. La présente politique décrit la façon dont les représentants doivent se comporter dans des situations liées aux conflits d’intérêts, et de clarifier la manière dont les représentants prennent leurs décisions dans des situations où il peut exister des conflits d’intérêts.
La présente politique s’applique à tous les représentants.

Obligations

Tout conflit réel ou perçu, financier ou non, entre l’intérêt personnel d’un représentant et l’intérêt de Ringuette Canada doit toujours être réglé en faveur de Ringuette Canada.
Les représentants ne doivent pas:
1. s’engager dans une affaire ou une transaction, ou avoir un intérêt financier ou un autre intérêt personnel, qui est incompatible avec leurs fonctions officielles avec Ringuette Canada, à moins que cette affaire, transaction ou autre intérêt ne soit divulgué convenablement à Ringuette Canada et approuvé par Ringuette Canada;
2. se mettre sciemment dans une position où ils sont obligés envers une personne qui peut profiter d’une considération spéciale ou chercher à obtenir un traitement de faveur;
3. accorder, dans l’exécution de leurs fonctions officielles, un traitement de faveur à des membres de leur famille, à des amis ou à des collègues, ou bien à des organisations dans lesquelles des membres de leur famille, des amis ou des collègues ont un intérêt financier ou autre;
4. tirer un avantage personnel des informations qu’ils ont acquises en s’acquittant de leurs fonctions officielles avec Ringuette Canada, si ces informations sont confidentielles et ne sont généralement pas accessibles au public;
5. entreprendre des travaux, activités, affaires ou entreprises professionnelles externes, qui sont ou paraissent en conflit avec leurs fonctions officielles à titre de représentant de Ringuette Canada, ou dont ils tirent ou paraissent tirer un avantage sur la base de leur association avec Ringuette Canada;
6. utiliser, sans l’autorisation de Ringuette Canada, les biens, l’équipement, les fournitures ou les services de Ringuette Canada pour des activités qui ne sont pas liées à l’exécution de leurs fonctions officielles avec Ringuette Canada;
7. se mettre dans une situation où ils pourraient, en vertu du fait qu’ils sont représentants de Ringuette Canada, influencer des décisions ou des contrats dont ils pourraient tirer un avantage ou un intérêt direct ou indirect;
8. accepter tout cadeau ou faveur qui pourrait être interprété comme étant donné en prévision ou en reconnaissance de toute considération spéciale accordée parce qu’ils sont représentants de Ringuette Canada.

Divulgation d’un conflit d’intérêts

Tous les ans, tous les membres du conseil d’administration, candidats à l’élection au conseil d’administration, administrateurs, agents, officiers, dirigeants, employés, et membres de comités de Ringuette Canada doivent remplir un formulaire de déclaration dans lequel ils divulguent tous les conflits d’intérêts réels ou perçus qu’ils pourraient avoir. Ces formulaires de déclaration sont conservés au bureau de Ringuette Canada.
Quand un représentant de Ringuette Canada prend conscience qu’il peut exister un conflit d’intérêts réel ou perçu, il doit le divulguer immédiatement au conseil d’administration de Ringuette Canada.
Les représentants doivent également divulguer toutes leurs affiliations avec toutes les autres organisations de ringuette.

Réduction des conflits dans la prise de décisions

Les décisions ou transactions comportant un conflit d’intérêts qui a été divulgué par un représentant de Ringuette Canada sont examinées et tranchées, sous réserve de ce qui suit :
1. la nature et la portée de l’intérêt du représentant ont été entièrement divulguées à l’organisme qui envisage ou prend la décision, et la divulgation est consignée par écrit ou signalée;
2. le représentant ne participe pas au débat sur la question donnant lieu au conflit d’intérêts;
3. le représentant s’abstient de voter sur la décision;
4. le représentant n’est pas inclus dans le quorum;
5. la décision sert au mieux l’intérêt de Ringuette Canada.
En cas de conflit d’intérêts potentiel impliquant des employés, il revient au conseil d’administration de Ringuette Canada de déterminer s’il existe un conflit d’intérêts et, si Ringuette Canada considère qu’il en existe un, l’employé doit régler le conflit en mettant fin à l’activité à la source du conflit. Ringuette Canada n’empêche pas ses employés d’accepter un autre emploi, des contrats ou des activités bénévoles, à condition que l’emploi, contrat ou activité bénévole en question ne nuise pas à la capacité de l’employé de s’acquitter des tâches décrites dans son contrat d’emploi avec Ringuette Canada et ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts.

Plaintes liées aux conflits d’intérêts

Toute personne qui pense qu’un représentant peut être en situation de conflit d’intérêts doit le rapporter par écrit (ou oralement pendant une réunion du conseil d’administration ou de n’importe quel comité de Ringuette Canada), au conseil d’administration de Ringuette Canada qui prendra les mesures appropriées pour éliminer le conflit. En cas de conflit d’intérêts réel ou perçu, le conseil d’administration peut prendre les mesures suivantes, isolément ou combinées :
1. suppression ou suspension temporaire de certaines responsabilités ou de l’autorité de prise de décisions;
2. suppression ou suspension temporaire d’un poste désigné;
3. suppression ou suspension temporaire de certaines équipes, événements et (ou) activités de Ringuette Canada;
4. expulsion de Ringuette Canada;
5. d’autres mesures pouvant être considérées appropriées pour ce conflit d’intérêts réel ou perçu.
Toute personne qui pense qu’un représentant a pris une décision influencée par un conflit d’intérêts réel ou perçu peut déposer une plainte, par écrit, à Ringuette Canada, qui doit être traitée dans le cadre de la politique en matière de plaintes et de mesures disciplinaires de Ringuette Canada.
Tout manque de respect d’une mesure déterminée par le conseil d’administration entraînera une suspension automatique de Ringuette Canada jusqu’à ce que la mesure en question soit respectée.
Le conseil d’administration peut déterminer qu’un conflit d’intérêts allégué, réel ou perçu, est si grave qu’il justifie une suspension d’activités désignées jusqu’à la tenue d’une réunion du conseil d’administration qui prendra une décision à ce sujet.

Exécution

Le non-respect de la présente politique peut entraîner des mesures disciplinaires selon les dispositions de la politique en matière de plaintes et de mesures disciplinaires de Ringuette Canada.

La présente politique fait l’objet de révisions au moins une fois tous les trois ans.

Date de la dernière révision : juin 2019

La publication des politiques de Ringuette Canada se fait en anglais et en français. En cas d’interprétations divergentes entre les deux versions, la version anglaise fera foi.

Formulaire de déclaration – Conflit d’intérêts

J’ai lu la politique sur les conflits d’intérêts de Ringuette Canada, j’accepte d’être lié par les obligations qui y sont énoncées et je m’engage à éviter tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Je m’engage également à révéler l’existence d’un conflit d’intérêts réel ou perçu au conseil d’administration, dès que je le saurai.

Je déclare les intérêts suivants qui peuvent représenter un conflit d’intérêts potentiel:

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Nom _____________________ Signature _____________________ Date _____________________