POLITIQUE ET PLAN DE GESTION DES RISQUES DE RINGUETTE CANADA

1. Préambule

En tant qu’organisme national de sport qui régit la ringuette dans tout le Canada, Ringuette Canada s’engage à gérer les risques pour l’organisme en veillant à ce que ses décisions et ses actions reflètent les normes qu’elle a établies et ses valeurs.

2. Objectif

La présente politique a pour objet de fournir un énoncé directeur sur la façon dont la gestion des risques doit être effectuée au sein de Ringuette Canada. En général, nous considérons la gestion des risques comme une approche globale visant à améliorer le rendement organisationnel. La politique de gestion des risques est directement liée au registre des risques de Ringuette Canada. Cette politique a également d’autres objectifs, à savoir :

faire mieux comprendre aux gens que la gestion des risques a un objectif large, qui va au-delà de la simple prévention des poursuites judiciaires et des pertes financières;
avoir une fonction éducative pour le personnel et le conseil d’administration;
contribuer à plus long terme à renforcer une «culture de gestion des risques» au sein de Ringuette Canada.

En fin de compte, une gestion des risques réussie présente les avantages suivants pour Ringuette Canada :

elle prévient ou limite les blessures ou les pertes pour les participant.e.s, les bénévoles et le personnel;
elle contribue à protéger Ringuette Canada et ses membres contre les litiges inutiles;
elle veille à ce que Ringuette Canada se conforme à l’ensemble des lois, des règlements et des
normes applicables;
elle permet d’améliorer la qualité et la pertinence des programmes et des services que
Ringuette Canada offre à ses membres, ses partenaires et ses commanditaires;
elle favorise l’amélioration de la gestion des affaires et des pratiques de gestion des ressources
humaines;
elle améliore la marque, la réputation et l’image de Ringuette Canada dans la communauté;
et dans l’ensemble, elle améliore la capacité de Ringuette Canada à atteindre ses objectifs
stratégiques.

3. Champ d’application et autorité

Lea directeur.trice administratif.ve est la gestionnaire des risques désignée pour Ringuette Canada et elle est responsable de la mise en œuvre, du maintien et de la communication de la présente politique dans son ensemble. Lea directeur.trice administratif.ve, ou la personne désignée pour la remplacer, collabore avec le personnel et les bénévoles nécessaires pour s’assurer que les risques sont gérés conformément à la présente politique.

Le conseil d’administration est chargé de veiller à ce que la mise en œuvre du cadre de gestion des risques de Ringuette Canada soit continue et pertinente, grâce à la surveillance et à l’examen permanents des risques de haut niveau de Ringuette Canada, et à la supervision de la gestionnaire des risques.

4. Définitions

Risque : effet de l’incertitude sur l’obtention des résultats souhaités.

Gestion des risques : Un processus intégré, documenté et à l’échelle du système, utilisé pour identifier, évaluer et traiter les risques afin de mieux atteindre les résultats souhaités et de refléter les valeurs de l’organisation.

Importance d’un risque : Le classement combiné de la possibilité qu’un risque se produise et des conséquences s’il se produit.

Possibilité (P)

Improbable – moins susceptible de se produire que de ne pas se produire; se produit environ tous les 5 ans.

Possible – tout aussi susceptible de se produire que de ne pas se produire; se produit environ une fois par an.

Probable – plus susceptible de se produire que de ne pas se produire; se produit environ
une fois par mois. Presque certain – sûr de se produire; se produit environ une fois par semaine

Conséquence (C)

Mineure – aura un impact sur la réalisation de l’objectif qui peut être traité par de petits
ajustements internes.

Modérée – aura un impact sur la réalisation de l’objectif qui nécessitera des changements dans la stratégie ou l’exécution du programme, ce qui peut entraîner un retard ou une augmentation des coûts.

Grave – aura un impact significatif sur la réalisation de l’objectif et nécessitera du temps,
des ressources, des coûts et une réflexion supplémentaires.

Catastrophique – aura un impact débilitant sur la réalisation de l’objectif; le personnel et
le conseil d’administration doivent consacrer des ressources à plein temps à la gestion
de la situation.

Principes de gestion du risque : Les principes de l’Organisation internationale de normalisation (ISO 31000:2009E) relatifs à la gestion du risque sont les suivants :

✔ Créer et protéger la valeur

✔ Partie intégrante de tous les processus organisationnels

✔ Partie de la prise de décision

✔ Prise en compte explicite de l’incertitude

✔ Systématique, structurelle et en temps utile

✔ Sur la base des meilleures informations disponibles

✔ Sur mesure

✔ Prise en compte des facteurs humains et culturels

✔ Transparente et inclusive

✔ Dynamique, itérative et réactive au changement

✔ Faciliter l’amélioration continue de l’organisation

Catégories de risques : Les risques découlent d’un certain nombre de catégories d’activités de Ringuette Canada. Ringuette Canada a déterminé que les catégories suivantes seront utilisées pour identifier les risques :

✔ Risques liés aux personnes et aux programmes
Les risques liés aux principaux domaines opérationnels et de programmation de l’organisation; les risques affectant l’évolution de l’entraînement, de l’arbitrage et du développement des athlètes; la gestion des ressources humaines, y compris le personnel et les bénévoles; la capacité de l’organisation à répondre aux attentes des membres et des intervenant.e.s et à respecter les engagements pris; les risques liés à la planification stratégique; la gestion des événements et des compétitions; la planification afin de rester essentiel et pertinent pour nos membres; les risques physiques inhérents à notre sport; les risques liés aux voyages, y compris les protocoles médicaux et de sécurité; les risques liés aux relations interpersonnelles qui passent inutilement de la tension interpersonnelle à un conflit inutile.

✔ Risques de conformité
Les risques liés au non-respect des lois et règlements existants régissant les normes d’emploi, la protection de la vie privée, la sécurité sur le lieu de travail, la nouvelle législation sur les sociétés, les responsabilités juridiques des locataires, le statut d’organisme de bienfaisance de l’ACRSA, les politiques antidopage, les normes de Sport Canada, du programme ÀNP et d’autres organismes en matière de financement et de responsabilité, le respect des obligations contractuelles, le Code de conduite universel pour prévenir et contrer la maltraitance dans le sport (CCUMS), les exigences en matière de sécurité du sport, les exigences liées aux pandémies et les exigences accrues en matière d’assurance.

✔ Risques liés à la communication
Les risques liés aux communications internes et externes; systèmes de gestion de l’information; gestion des crises et des problèmes; piratage des systèmes et sécurité des données; relations avec les médias; gestion de la propriété intellectuelle; opportunités et pièges des réseaux sociaux; maintien de la confidentialité.

✔ Risques liés à la réputation
Les risques résultant de l’atteinte à la réputation d’une organisation en raison d’une perte de revenus, d’une baisse du niveau de confiance qui nuit aux relations avec les intervenants, d’une baisse de la satisfaction des participant.e.s, de perceptions négatives qui érodent la confiance, d’une augmentation des coûts d’exploitation, de capital ou de réglementation, de la destruction de la valeur des membres, suite à un événement défavorable ou potentiellement criminel, même si l’organisation n’est pas reconnue coupable.

✔ Risques externes
Les risques qui ne sont pas sous le contrôle direct de l’organisation, notamment les cadres de financement des partenaires de performance (ANP, COC, CPC, Sport Canada et autres organismes); les relations avec les gouvernements, les organismes des Jeux et les fédérations internationales; la participation à d’autres partenariats sportifs; les décisions et les exigences en matière d’accueil; l’évolution des priorités politiques; les tendances dans l’industrie liées aux exigences en matière de sécurité publique, de santé et de déplacements.

✔ Risques liés à la gouvernance
Les risques liés à la clarté des rôles et des responsabilités; à la prise de décision et à la surveillance; à la structure organisationnelle et à la performance; à la gestion des différends et des conflits d’intérêts; à la planification de la diversité et de la relève du conseil d’administration et des comités; au manque de suivi et d’évaluation des progrès; au manque de formation et d’éducation des membres du conseil d’administration; au manque de rétention des connaissances de l’entreprise; à l’actualisation des tendances; au manque de planification stratégique; à l’interférence du conseil d’administration.

✔ Risques financiers
Les risques liés au suivi et aux rapports financiers, au manque de souplesse pour contrôler et diriger les fonds, à l’attraction et à la rétention des commanditaires, à la dépendance excessive vis-à-vis des partenaires de performance, à l’investissement et à la gestion des fonds de réserve, à la protection des flux de revenus et à la viabilité financière à long terme.

5. Politique

Ringuette Canada prend les engagements suivants :

les activités et les événements entrepris par Ringuette Canada tiendront compte des principes de gestion des risques;
des mesures systématiques et explicites seront prises pour identifier, évaluer, gérer et communiquer en temps opportun les risques auxquels Ringuette Canada est confrontée;
les stratégies d’atténuation des risques seront raisonnables et reflèteront la norme de diligence raisonnable en toute circonstance (la norme de diligence étant déterminée par les normes écrites/publiées, les pratiques industrielles, les précédents jurisprudentiels établis et le bon sens).

Ringuette Canada reconnaît que la gestion des risques est un vaste domaine et une responsabilité partagée. Tous les administrateur.trices.s, les dirigeant.e.s, le personnel et les bénévoles ont la responsabilité permanente de prendre les mesures appropriées dans le cadre de leur autorité et de leur responsabilité pour identifier, évaluer, gérer et communiquer les risques à ceux dont ils relèvent, y compris, mais sans s’y limiter, la gestionnaire des risques.

La politique de gestion des risques est liée au registre des risques de Ringuette Canada. Le conseil d’administration examine officiellement le registre des risques une fois par an, et des éléments y sont ajoutés au besoin et supprimés à mesure qu’ils sont traités.

6. Tolérance au risque

Le conseil d’administration a déterminé les niveaux de tolérance suivants pour l’organisation. Ces
niveaux de tolérance seront revus chaque année.

CONSÉQUENCE

Conséquence	Santé et sécurité	Performance	Réputation	Perte ou dommage	Planification	Valeurs
Mineure	Traitement de premiers soins	N’a pas atteint plusieurs objectifs de performance	Préoccupations du public limitées à des plaintes locales	De 5 000 $ à 25 000 $	Retard à court terme de l’obtention des résultats prévus	Violations légères de vos valeurs
Modérée	Traitement médical / Absence de moins d’une semaine	N’a pas atteint X objectifs de performance	Attention médiatique et du public local mineure et adverse, ainsi que plaintes	De 25 000 $ à 50 000 $	Incapacité d’obtenir les résultats prévus à cause de priorités concurrentielles	Violations internes et non intentionnelles de certaines de vos valeurs
Grave	Absence de moins de trois mois d’un cadre supérieur	N’a pas atteint les objectifs de performance dans X de X cas	Attention médiatique et / ou préoccupation élevée de la part de la communauté	De 50 000 $ à 200 000 $	Incapacité d’obtenir des résultats prévus ayant un impact sur les obligations de financement ou les attentes des partenaires	Violations graves de vos valeurs – certaines politiques ont été violées, ce qui a requis l’intervention des RH
Catastrophique	Décès ou incapacité grave permanente / Absence à long terme / Départ de la DA	N’a atteint aucun objectif de performance	Attention médiatique et publique nationale importante et adverse	Plus de 200 000 $	Incapacité d’obtenir des résultats obligatoires pour satisfaire aux exigences et attentes de financement et des partenaires	Violations très graves de vos valeurs – certaines politiques ont été violées intentionnellement, menant à une cessation d’emploi

Évaluation des risques		CONSÉQUENCE
		Mineure	Modérée	Grave	Catastrophique
P	Presque certain	Moyenne	Moyenne	Très élevée	Très élevée
O
S
	Probable	Moyenne	Moyenne	Forte	Très élevée
S
I
B
	Possible	Faible	Faible	Forte	Très élevée
I
L
I
	Improbable	Faible	Faible	Moyenne	Forte
T
É

7. Procédures

La gestion des risques comporte trois étapes :

identifier les risques potentiels à l’aide d’une approche éclairée d’analyse de l’environnement. Cette analyse est effectuée en permanence par le personnel, et au moins une fois par an par le conseil d’administration et les cadres supérieurs;
évaluer l’importance d’un risque en considérant sa probabilité et ses conséquences;
élaborer et mettre en œuvre des mesures de traitement pour traiter les risques jugés importants en réduisant la probabilité, les conséquences ou les deux.

Ringuette Canada s’engage à ce qui suit :

Les risques sont identifiés et évalués par le personnel sur une base continue et par le conseil d’administration à chaque réunion du conseil d’administration, sauf exigence contraire.
Tous les risques faibles à moyens sont gérés par lea directeur.trice administratif.ve (selon les pouvoirs qui lui sont délégués) et notés dans les documents de programme ou les registres des risques opérationnels. Ces risques ne sont normalement pas identifiés dans le registre principal des risques de Ringuette Canada.
Les risques qui se présentent et qui sont considérés comme élevés à très élevés sont traités comme suit :
1. Si un risque élevé est identifié par le personnel, lea directeur.trice administratif.ve communiquera avec lea président.e de Ringuette Canada dans les 48 heures suivant l’identification du risque (si le risque est nouveau). Lea directeur.trice administratif.ve prendra toutes les mesures raisonnables pour gérer le risque, y compris, mais sans s’y limiter, en demandant l’avis d’autres membres du conseil d’administration, en consultant des experts externes, et ainsi de suite. Une fois que lea président.e et lea directeur.trice administratif.ve estiment que le risque a été géré ou est en voie d’être résolu, le conseil d’administration en sera informé en utilisant les moyens de communication les plus appropriés, qui, selon la nature du risque, peuvent inclure un document sur la question, une information partagée lors de la prochaine réunion ou la convocation d’une réunion distincte du conseil d’administration pour le tenir informé.
2. Si un risque très élevé a été identifié, lea directeur.trice administratif.ve fera tous les efforts raisonnables pour communiquer immédiatement avec la présidente de Ringuette Canada (si le risque est nouveau). Lea présidente et lea directeur.trice administratif.ve détermineront la mesure la plus appropriée et, le cas échéant, pourront organiser une réunion du conseil d’administration dans les 48 heures suivant l’apparition du risque. Il est entendu que des facteurs peuvent empêcher que cela se produise, notamment le fuseau horaire, la disponibilité des administrateur.trice.s, la nature du risque, et ainsi de suite. Lea directeur.trice administratif.ve fera tous les efforts raisonnables pour gérer le risque au fur et à mesure qu’il survient, en prenant les mesures nécessaires, y compris, mais sans s’y limiter, en demandant l’avis de partenaires internes, d’autres membres du conseil d’administration et d’experts externes.
3. Les risques dont le niveau est constamment élevé à très élevé sont continuellement examinés et traités par lea directeur.trice administratif.ve et le conseil d’administration, dans le but d’atténuer les risques en question.

Tous les risques auxquels Ringuette Canada est confrontée peuvent être traités par une ou
plusieurs des quatre stratégies générales suivantes :

✔ Conserver le risque – aucune autre mesure n’est prise parce que la possibilité et les conséquences du risque sont faibles. Il se peut également que le risque soit inhérent à l’activité elle-même et qu’il puisse donc être accepté sous sa forme actuelle.

✔ Réduire le risque – des mesures sont prises pour réduire la possibilité du risque et/ou ses conséquences potentielles, par des efforts tels que l’amélioration de la planification, des politiques, de l’exécution, de la supervision, du suivi ou de l’éducation.

✔ Transférer le risque – accepter le niveau de risque mais en transférer une partie ou la totalité à d’autres personnes par le biais d’une assurance, d’accords de renonciation à la responsabilité ou d’autres contrats commerciaux.

✔ Éviter le risque – éliminer le risque en évitant l’activité à l’origine du risque – en d’autres termes, décider simplement de NE PAS faire quelque chose, ou d’éliminer une activité ou une initiative.

Les stratégies générales susmentionnées se traduisent par une variété de mesures de contrôle
des risques, qui, pour Ringuette Canada, peuvent inclure (sans s’y limiter) :

l’élaboration ou la mise à jour des politiques, procédures, normes et règles;
une communication efficace;
de l’éducation, de l’instruction, du perfectionnement professionnel et de la formation spécialisée;
s’assurer qu’un ensemble de valeurs organisationnelles fondamentales a été identifié, défini et communiqué dans l’ensemble de Ringuette Canada;
le respect des qualifications et/ou certifications minimales et obligatoires pour le personnel clé et les dirigeant.e.s;
le recours à des contrats solides et juridiquement valables (code de conduite, contrats de travail, contrats de sous-traitance, contrats de partenariat, etc.);
l’amélioration de la clarté des rôles par l’utilisation de descriptions de poste écrites et de mandats de comités;
une supervision et un contrôle du personnel, des bénévoles, des participant.e.s et des activités;
l’établissement et la communication des procédures pour traiter les préoccupations, les plaintes et les différends;
la mise en œuvre de programmes réguliers d’examen, d’entretien, de réparation et de remplacement de l’équipement;
l’élaboration de procédures et de protocoles pour les interventions d’urgence et la gestion de crise;
l’utilisation d’avertissements, de panneaux, d’ententes de participation et d’accords d’exonération de responsabilité lorsque cela est justifié;
la souscription d’une couverture d’assurance appropriée pour toutes les activités et sa révision régulière.

8. Rapports et surveillance continue

Afin de s’assurer que la gestion des risques demeure une priorité élevée au sein de Ringuette Canada et de promouvoir une culture organisationnelle qui adopte une perspective de gestion des risques, la gestion des risques sera un point permanent à l’ordre du jour de chaque réunion ordinaire du conseil d’administration, de sorte que lea directeur.trice administratif.ve et les membres du conseil d’administration puissent fournir des mises à jour au besoin.

Ringuette Canada reconnaît que la communication est un élément essentiel de la gestion des risques. La présente politique et notre processus de gestion des risques seront communiqués au personnel, au conseil d’administration, aux comités et aux bénévoles, et nous encouragerons tous les intervenant.e.s à faire part à Ringuette Canada de leurs problèmes et de leurs préoccupations en matière de gestion des risques. Plus précisément, les mesures suivantes seront prises pour s’assurer qu’une culture consciente des risques est encouragée :

✔ le personnel examinera le registre des risques de Ringuette Canada sur une base trimestrielle ou lorsqu’un risque se présente;

✔ le personnel fera des mises à jour sur les questions de risque au conseil d’administration à chaque réunion du conseil (point permanent de l’ordre du jour du conseil);

✔ si des modifications ou des mises à jour supplémentaires de la politique de gestion des risques sont nécessaires au cours de l’année, le personnel les soumettra au conseil d’administration pour discussion et approbation;

✔ chaque année, le conseil d’administration examinera et mettra à jour le registre des risques et la politique de gestion des risques afin de déterminer si d’autres risques de niveau élevé à très élevé doivent y être ajoutés et de confirmer le profil de tolérance au risque de l’organisation.

9. Assurance

Ringuette Canada maintient un programme d’assurance complet qui offre une assurance responsabilité civile générale, une assurance accidents, une assurance administrateurs et dirigeants et une assurance erreurs et omissions aux administrateurs, dirigeants, employés, membres, bénévoles et commanditaires de Ringuette Canada. Au moment du renouvellement annuel de cette police, Ringuette Canada consultera le fournisseur d’assurance pour déterminer s’il y a de nouvelles lacunes, de nouveaux problèmes ou de nouvelles déficiences à régler lors du renouvellement de l’assurance. Tous les risques ne sont pas assurables; toutefois, dans le cadre de son engagement à l’égard de la gestion des risques, Ringuette Canada prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que la couverture d’assurance soit disponible pour les activités essentielles à la mission de Ringuette Canada.

Cette politique fait l’objet d’une révision au moins une fois tous les trois ans.

Date de la dernière révision : Mars 2022

La publication des politiques de Ringuette Canada se fera en anglais et en français. En cas
d’interprétations contradictoires, la version anglaise prévaudra.