POLITIQUE RELATIVE AUX LIMITES D’ACTION DU PLUS HAUT CADRE

1. Objet

La présente politique a pour objet d’expliquer les limites d’action du ou de la directeur.trice administratif.ve de façon à assurer la conformité à l’orientation fournie par le conseil d’administration. La politique vise à donner à lea directeur.trice administratif.ve une orientation claire afin qu’elle puisse mener les activités de Ringuette Canada de façon efficace et efficiente.

2. Application de la présente politique

La présente politique s’applique à lea directeur.trice administratif.ve de Ringuette Canada et,
indirectement, aux comités, aux bénévoles et aux membres du personnel qui relèvent de cette personne.

3. Définition

Dans la présente politique, les termes suivants ont la signification indiquée ci-après :

1. «directeur.trice administratif.ve» signifie la personne occupant le poste de directeur.trice administratif.ve de Ringuette Canada, ou en son absence la personne désignée pour la remplacer;
2. «conseil d’administration» désigne le conseil d’administration de Ringuette Canada; et
3. «employé.e» s’applique aux personnes employé.e.s par Ringuette Canada à plein temps, à temps partiel ou à contrat, mis à part lea directeur.trice administratif.ve.

4. Limites

Les limites d’action du ou de la directeur.trice administratif.ve sont les suivantes :

1. Lea directeur.trice administratif.ve ne doit ni causer ni permettre une façon de faire, une activité, une décision ou une situation organisationnelle qui est illicite, imprudente, contraire à l’éthique ou qui contrevient aux normes commerciales généralement reconnues ou à l’éthique sportive, ou qui ne tient pas compte des lois fédérales, provinciales ou territoriales; et
2. Lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas modifier sensiblement l’orientation organisationnelle de Ringuette Canada sans le consentement explicite du conseil d’administration.

5. Conditions et activités d’ordre financier

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit ni causer ni permettre le développement d’un péril financier ou un écart important des dépenses véritables que le conseil d’administration a établies selon ses priorités. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. effectuer, dans le cadre d’un exercice financier, des dépenses supérieures aux recettes perçues (y compris les créances), à moins que des prévisions budgétaires déficitaires approuvées par le conseil d’administration l’y autorisent;
2. contracter des dettes supérieures à la somme que l’organisme peut acquitter avec des recettes inutilisées d’ici à la fin de l’exercice financier, à moins que de telles dettes fassent partie d’un budget ou d’un plan opérationnel approuvé par le conseil d’administration;
3. utiliser des réserves à long terme, sauf dans les cas approuvés par le conseil d’administration,
4. permettre que le versement de l’impôt ou tout autre paiement ou déclaration à l’ordre du gouvernement soit en retard ou produit inexactement;
5. permettre que les cartes de crédit soient payées en retard de sorte qu’il en découle des frais d’intérêt;
6. agir sans les approbations obligatoires de tous les chèques, contrats et autres documents écrits devant porter la signature de Ringuette Canada, décrites de manière plus détaillée dans sa politique de contrôle financier;
7. utiliser des apports affectés à toute autre fin que celle déterminée par l’apporteur ou nuire à l’encaissement d’apports engagés;
8. compromettre le statut d’association canadienne enregistrée de sport amateur de Ringuette Canada; et (ou)
9. opérer et agir dans les domaines suivants sans l’approbation du conseil d’administration :
  1. les contrats de services nationaux de marketing,
  2. le commanditaire «principal» ou les commanditaires «présentateurs» du Championnat canadien de ringuette;
  3. les ententes nationales de télédiffusion; et (ou)
  4. l’embauche ou le congédiement d’employés.

Les conditions et activités d’ordre financier doivent être suivies comme suit :

1. les états financiers trimestriels doivent être reçus et examinés par le conseil d’administration dans le mois suivant la fin du trimestre précédent. Les trimestres sont déterminés en fonction de l’année financière de Ringuette Canada;
2. lea directeur.trice administratif.ve doit s’assurer que les vérificateur.trice.s approuvés sont conscients de la présente politique avant l’examen financier annuel;
3. lea directeur.trice administratif.ve doit s’assurer que le conseil d’administration est tenu au courant de tout dépassement du budget approuvé par le conseil d’administration;
4. la lettre de vérification de la gestion financière élaborée par l’expert-comptable de Ringuette Canada doit être remise au conseil d’administration et au comité de vérification, pour qu’ils l’examinent, la commente et agisse le cas échéant.

6. Planification opérationnelle et financière

1. Lea directeur.trice administratif.ve ne doit ni causer ni permettre que l’établissement du budget de tout exercice financier ou partie d’un exercice financier ne concorde pas avec les méthodes comptables généralement reconnues. Par conséquent, lea directeur.trice
  administratif.ve ne doit pas
2. permettre que Ringuette Canada exerce ses activités sans un budget annuel et un plan opérationnel qui montre une progression vers le plan stratégique, mesurée par rapport aux résultats attendus et aux objectifs énumérés dans ce plan stratégique;
3. omettre de présenter un budget au conseil d’administration au moins quatorze (14) jours avant la réunion du conseil d’administration convoquée pour examiner le budget; et
4. agir sans informer par écrit le conseil, au plus tard deux (2) semaines après s’en être rendu compte, de tout changement réel au budget ou dans le plan opérationnel, qui modifiera la réalisation d’un objectif stratégique pendant l’exercice financier en cours.

7. Protection des actifs

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas permettre que les actifs corporels et incorporels de Ringuette Canada soient non protégés, mal entretenu ou exposé à des risques évitables. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. omettre d’effectuer une évaluation annuelle des risques et de s’assurer que l’organisme possède une assurance de biens, une assurance responsabilité civile et une assurance annulation dont les niveaux sont comparables à ceux des assurances d’autres organismes nationaux directeurs de sport qui sont de taille similaire;
2. agir sans tenir un inventaire de tous les actifs évalués à plus de 300 dollars et des biens en immobilisations de Ringuette Canada quand cela s’avère nécessaire aux fins d’assurance;
3. agir sans une garantie d’assurance de responsabilité civile des administrateur.trice.s et des dirigeant.e.s d’au moins trois (3) millions de dollars, et une garantie générale de responsabilité civile du personnel et des bénévoles d’au moins cinq (5) millions de dollars, et les réviser tous les ans;
4. agir sans une protection adéquate de la propriété intellectuelle et des documents et des fichiers, appartenant en propre à l’organisme, contre la perte et les dommages importants;
5. acquérir, grever ou céder une propriété immobilière (terrain ou édifice); ou
6. investir le capital liquide et les fonds de roulement de Ringuette Canada ailleurs que dans des comptes assurés par la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC).

La protection des actifs doit être surveillée comme suit :

1. en ce qui concerne les alinéas 8.1 à 8.4 inclusivement, en fournissant tous les ans la preuve que des niveaux adéquats de couverture sont en place, et en présentant les polices et documents d’assurance en vigueur. Cette vérification aura lieu à l’occasion de la première réunion du conseil d’administration suivant le renouvellement de la police d’assurance;
2. en ce qui concerne les alinéas 8.5 et 8.6, par l’entremise de rapports au cas par cas.

8. Façon de traiter le personnel, les sous-traitants et les bénévoles

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit ni causer ni permettre des conditions, des procédures ou
des décisions non sécuritaires, injustes, irrespectueuses ou portant atteinte à la dignité.
Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. agir sans des politiques et des procédures écrites en matière de ressources humaines, qui sont approuvées par le conseil d’administration;
2. empêcher le personnel de se plaindre au conseil quand les procédures internes ont été épuisées; et
3. exercer ou permettre une discrimination à l’égard d’un membre du personnel ou d’un bénévole qui a exprimé un désaccord sans produire de perturbation.

Le personnel, les sous-traitants et les bénévoles doivent être surveillés au cas par cas.

9. Rémunération et avantages sociaux

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit ni causer ni permettre la mise en péril de l’intégrité financière. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. agir sans un examen périodique effectué par une société de conseil indépendante ou un comité du conseil d’administration pour s’assurer que le programme de rémunération se situe dans une fourchette raisonnable de pratiques concurrentielles pour des postes comparables dans des organismes analogues;
2. agir sans proposer de temps en temps au conseil d’administration pour son approbation un programme de rémunération et d’avantages sociaux pour tous les employés, sauf lea directeur.trice administratif.ve, en accord avec la délégation de pouvoirs;
3. engager d’employés à temps plein sans avoir affiché et diffusé les annonces des postes au moins parmi les associations membres;
4. omettre d’élaborer des descriptions de tâches à jour pour tous les postes, de s’assurer qu’elles sont disponibles, et d’évaluer chaque employé au moins une fois par an, en fonction de critères préétablis, en accord avec la délégation de pouvoirs;
5. omettre d’offrir aux employés, en fonction des besoins, une formation relative à leurs tâches, en fonction des besoins, ainsi que des occasions de perfectionnement professionnel;
6. agir sans établir les principes directeurs que les employés doivent suivre dans l’exécution de leurs tâches;
7. omettre d’informer le conseil d’administration de toutes les ententes contractuelles avec les employés nécessaires, mais non prévues au budget en cours.

La rémunération et les avantages sociaux doivent être surveillés annuellement.

10. Façon de traiter les client.e.s et les intervenant.e.s

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit ni causer ni permettre des conditions, des procédures ou des décisions qui sont non sécuritaires, injustes, irrespectueuses, qui portent atteinte à la dignité ou qui sont inutilement intrusives. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. agir sans un processus de consultation normalisé;
2. limiter l’accès à des informations appropriées à un.e client.e ou à un.e intervenant.e qui en fait la demande; ou
3. permettre que les client.e.s ou les intervenant.e.s ne soient pas informé.e.s de leurs responsabilités et de la conduite que Ringuette Canada attend d’eux quand ils participent aux programmes ou aux événements de Ringuette Canada, y compris les conséquences des
  infractions aux règlements.

11. Communications et soutien donnés au conseil d’administration

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas laisser le conseil agir sans les documents et les renseignements applicables les plus récents. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. omettre de transmettre en temps utile au conseil d’administration les annonces ou communications importantes de Ringuette Canada, avant de les diffuser aux membres, aux intervenant.e.s ou au grand public;
2. omettre de fournir au conseil d’administration tous les points à l’ordre du jour des réunions du conseil qui sont délégués à lea directeur.trice administratif.ve;
3. omettre d’assurer le soutien administratif nécessaire au succès des activités du conseil ou de la participation de ce dernier aux événements de Ringuette Canada;
4. omettre de communiquer au conseil la nomination d’un.e directeur.trice administratif.ve par intérim quand elle n’est pas en service pendant plus de deux (2) jours (par exemple, en raison d’une maladie ou d’un congé annuel);
5. omettre d’informer le conseil si, à son avis, ce dernier ne se conforme pas à ses propres politiques et procédures; et (ou)
6. omettre de fournir, quand le conseil a des questions à trancher, une description précise et complète de la position des intervenant.e.s et toute la gamme des choix, ainsi que les conséquences de chaque choix.

12. Remplacement de lea directeur.trice administratif.ve dans des situations d’urgence

Pour ce qui est du remplacement du ou de la directeur.trice administratif.ve et des membres du personnel en cas de situation d’urgence, lea directeur.trice administratif.ve doit protéger Ringuette Canada et le conseil d’administration de la perte soudaine ou imprévue des services de ces personnes. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. agir sans avoir un.e remplaçant.e d’urgence pour le cas où iel serait subitement absent.e ou dans l’incapacité de remplir sa fonction à long terme;
2. agir sans avoir un sous-directeur.trice désigné.e;
3. permettre que les membres du personnel de gestion ne soient pas au courant des questions et des processus de fonctionnement de Ringuette Canada et de son conseil d’administration;
4. agir sans avoir un plan de remplacement à court et long terme des membres du personnel de gestion.

Le remplacement du ou de la directeur.trice administratif.ve dans des situations d’urgence est surveillé de façon continue par lea président.e du conseil d’administration.

13. Image publique de Ringuette Canada

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit ni causer ni permettre qu’une situation opérationnelle, des procédures ou bien des opinions ou des décisions non contestées du personnel ou de bénévoles de Ringuette Canada nuisent à l’image de Ringuette Canada. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. agir sans procédures opérationnelles de communication et de relations publiques;
2. permettre l’utilisation de ressources de Ringuette Canada pour le partage ou l’expression d’une opinion sur des questions économiques, sociales ou politiques sans rapport avec l’organisme;
3. permettre tout type de présentations véhiculant ou donnant des informations qui vont à l’encontre de la présente politique;
4. autoriser toute autre personne que l’administrateur.trice désigné.e par le conseil d’administration à parler «au nom du conseil d’administration», à moins que le conseil confie cette responsabilité à lea directeur.trice administratif.ve;
5. permettre toute utilisation non standard du logo et des images de marque de Ringuette Canada ou des logos et des marques qui appartiennent exclusivement au Championnat canadien de ringuette ou aux compétitions de Ringuette Canada; ou
6. changer le nom de Ringuette Canada ou modifier considérablement l’identité, la marque ou l’image de Ringuette Canada ou de ses événements.

Les éléments de l’image de Ringuette Canada doivent être surveillés au cas par cas.

14. Partenariats et alliances

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas agir sans encourager la participation des secteurs public et privé à l’initiative de Ringuette Canada pour aider à maximiser l’efficacité et l’efficience de l’utilisation des ressources en vue de mieux réaliser le plan stratégique du conseil d’administration. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. agir sans la contribution appropriée des membres, du personnel, des intervenant.e.s et des bénévoles quand elle élabore des moyens de réaliser le plan stratégique; ou
2. permettre une commandite ou des partenariats du secteur privé avec tout organisme dont les principes, les méthodes ou les produits ne concordent pas avec les politiques ou les valeurs fondamentales de Ringuette Canada.

Les éléments des partenariats et alliances doivent être surveillés au cas par cas.

15. Championnats, compétitions et événements

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit ni causer ni permettre des conditions, des procédures ou des décisions qui nuisent à l’organisation réussie de championnats, de compétitions et d’événements dirigés par Ringuette Canada. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. permettre que les processus de soumission des candidatures pour l’accueil des championnats commencent avant la publication des critères de sélection des sites, des échéanciers de sélection et des processus de décision de sélection des sites;
2. permettre que la sélection du site d’un championnat soit effectuée hors du cadre du processus de soumission des candidatures à moins que :
  1. toutes les candidatures reçues dans le cadre du processus initial de soumission des candidatures n’aient pas répondu aux critères de sélection,
  2. les groupes qui avaient soumis leurs candidatures dans le cadre du processus initial aient été avisés que celles-ci ne répondaient pas aux critères, et
  3. un nouveau processus de soumission de candidatures, comprenant des critères de sélection révisés, n’ait produit aucune candidature;
3. permettre la programmation d’une compétition de Ringuette Canada ou du Championnat canadien de ringuette à plus de trente (30) jours de différence par rapport à la période de l’année pendant laquelle la compétition ou le championnat précédent a eu lieu, avant de consulter l’association provinciale de ringuette;
4. permettre des changements de dates de plus de sept (7) jours pour la tenue du Championnat canadien de ringuette ou d’une compétition de Ringuette Canada programmés précédemment, avant de consulter les associations provinciales de ringuette; ou
5. omettre de réviser tous les ans les politiques donnant des lignes directrices aux organisateurs de ces événements.

Les championnats, compétitions et événements seront surveillés au cas par cas.

16. Différends, griefs et appels

Lea directeur.trice administratif.ve ne doit ni causer ni permettre des conditions, des procédures ou des décisions qui refusent à des personnes la soumission d’une plainte ou d’un appel au conseil d’administration. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. omettre d’informer le conseil des situations où il n’y a pas de politique d’appel ou de plainte pour les bénévoles, le personnel et les sous-traitants.

Les différends, griefs et appels doivent être surveillés au cas par cas.

17. Politiques de base requises par Sport Canada

Dans le cadre du Cadre de financement et de responsabilité en matière de sport (CFRS), Sport Canada, exige que tous les organismes nationaux directeur.trice.s de sport subventionnés aient une série de politiques de base en place. Par conséquent, lea directeur.trice administratif.ve ne doit pas :

1. omettre de fournir et de réviser, dans les délais prescrits, toutes les politiques de base
  mandatées par Sport Canada.

Les politiques de base requises par Sport Canada doivent être surveillées au cas par cas.

Cette politique fait l’objet d’une révision au moins une fois tous les trois ans.

Date de la dernière révision : Mars 2022

La publication des politiques de Ringuette Canada se fera en anglais et en français. En cas
d’interprétations contradictoires, la version anglaise prévaudra.