Politique de filtrage

Note du traducteur : Pour la clarté du texte, dans le présent document, le masculin générique englobe le féminin.

Définitions

  1. Dans la présente politique, les termes ci-dessous ont les significations suivantes :

    1. «Vérification du casier judiciaire (VCJ)» – Une recherche dans la base de données des condamnations pour adultes du Centre d’information de la police canadienne (CIPC);

    2. «Information de la police locale (IPL)» – des informations sur des condamnations additionnelles et certaines informations non relatives à des condamnations, provenant de données de la police nationale et locale, pouvant être pertinentes pour le poste sollicité;

    3. «Vérification accrue des renseignements de la police (E-PIC)» – une vérification du casier judiciaire plus une recherche dans les informations de la police locale disponibles sur Sterling Backcheck;

    4. «Vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables», également appelée «Vérification de secteur vulnérable» (VSV) – Une vérification détaillée qui comprend une recherche dans la base de données du Centre d’information de la police canadienne (CIPC), dans les informations de la police locale, et dans la base de données des délinquants sexuels graciés;

    5. «Personnes vulnérables» – toute personne de moins de 18 ans et (ou) qui, en raison de son âge, de son handicap ou de toute autre circonstance, est en position de dépendance vis-à-vis des autres ou court de quelque manière que ce soit un plus gros risque que la population en général d’être maltraitée par des gens en position de confiance ou d’autorité.

Préambule

  1. Ringuette Canada comprend que le filtrage des membres du personnel et des bénévoles est une étape essentielle pour pouvoir offrir un environnement sportif sécuritaire et qu’il est devenu une pratique courante des organisations sportives qui offrent des programmes et des services à la communauté.

Application de la présente politique

  1. La présente politique s’applique à toutes les personnes qui ont un poste de confiance ou d’autorité au sein de Ringuette Canada pouvant être lié, dans une portée minimale, aux finances, à la supervision ou aux personnes vulnérables.
  2. Ce ne sont pas toutes les personnes associées à Ringuette Canada qui devront obtenir une vérification du casier judiciaire, ou soumettre des documents de filtrage, car tous les postes ne posent pas de risques de nuire à Ringuette Canada ou à ses participants. Ringuette Canada détermine les personnes qui doivent se soumettre au filtrage, à l’aide des lignes directrices ci-dessous (Ringuette Canada peut modifier à son entière discrétion ces lignes directrices) :

    Niveau 1 – Faible risque – Les personnes qui participent à des tâches à faible risque et qui ne jouent pas un rôle de supervision, qui ne dirigent pas les autres, qui ne sont pas impliquées dans les finances, et (ou) qui n’ont pas accès supervisé à des personnes vulnérables. Par exemple :

    1. les parents, les jeunes ou les bénévoles qui aident de manière non officielle ou non régulière.

Niveau 2 – Risque moyen – Les personnes qui participent à des tâches à moyen risque et qui peuvent jouer un rôle de supervision, diriger les autres, être impliquées dans les finances, et (ou) avoir accès à des personnes vulnérables. Par exemple :

    1. les membres du personnel de soutien aux athlètes;
    2. les employés ou gérants qui ne sont pas des entraîneurs;
    3. les administrateurs;
    4. les entraîneurs qui sont en général sous la supervision d’un autre entraîneur;

Niveau 3 – Risque élevé – Les personnes qui participent à des tâches à risque élevé et qui occupent des postes de confiance et (ou) d’autorité, jouent un rôle de supervision, dirigent les autres, sont impliquées dans les finances, et (ou) ont un accès fréquent ou sans supervision à des personnes vulnérables. Par exemple :

    1. les entraîneurs à plein temps;
    2. les entraîneurs qui voyagent avec des athlètes;
    3. les entraîneurs qui pourraient se retrouver seuls avec des athlètes.

Comité de filtrage

  1. Le comité de filtrage de Ringuette Canada est chargé de la mise en oeuvre de la présente politique. Il se compose d’un (1) ou de trois (3) membres, nommés par Ringuette Canada. Ringuette Canada s’assurera que les membres nommés au comité de filtrage possèdent les compétences, capacités et connaissances requises pour examiner les documents de filtrage et prendre des décisions dans le cadre de la présente politique.
  2. Le comité de filtrage accomplit ses tâches indépendamment du conseil d’administration, conformément aux modalités de la présente politique.
  3. Le comité de filtrage est responsable d’examiner tous les documents soumis, et de prendre, en fonction de cet examen, des décisions relatives à la dotation de postes au sein de Ringuette Canada. Dans l’exercice de ses fonctions, le comité de filtrage peut consulter des experts indépendants, et notamment des avocats, des policiers, des experts en gestion des risques, des spécialistes du filtrage des bénévoles, ou toute autre personne.

Exigences pour le filtrage

  1. Ringuette Canada a pour politique que, lorsque qu’une personne est engagée pour la première fois par Ringuette Canada :
    1. Les personnes de niveau 1 doivent :
      1. remplir un formulaire de candidature (Annexe A);
      2. remplir un formulaire de divulgation pour filtrage (Annexe B);
      3. suivre une séance de formation, d’orientation et de surveillance tel que déterminé par Ringuette Canada.
    2. Les personnes de niveau 2 doivent :
      1. remplir un formulaire de candidature (Annexe A);
      2. remplir un formulaire de divulgation pour filtrage (Annexe B);
      3. remplir et fournir une E-PIC;
      4. soumettre une lettre de référence liée au poste;
      5. suivre une séance de formation, d’orientation et de surveillance, tel que déterminé par Ringuette Canada; et
      6. sur demande, fournir une copie du permis de conduire.
    3. Les personnes de niveau 3 doivent :
      1. remplir un formulaire de candidature (Annexe A);
      2. remplir un formulaire de divulgation pour filtrage (Annexe B);
      3. remplir et fournir une E-PIC et une VSV;
      4. soumettre une lettre de référence liée au poste;
      5. suivre une séance de formation, d’orientation et de surveillance, tel que déterminé par Ringuette Canada; et
      6. sur demande, fournir une copie du permis de conduire.
    4. Si une personne est subséquemment condamnée ou reconnue coupable d’une infraction, elle doit le rapporter immédiatement à Ringuette Canada. De plus, cette personne doit informer Ringuette Canada de tout changement de sa situation qui modifierait les réponses initiales données dans son formulaire de divulgation pour filtrage.
    5. Si Ringuette Canada apprend qu’une personne a fourni des informations falsifiées, fausses ou trompeuses, la personne en question sera immédiatement démise de ses fonctions et elle pourra être assujettie à d’autres mesures disciplinaires conformément à la politique sur la discipline et les plaintes de Ringuette Canada.

Jeunes personnes

  1. Ringuette Canada définit une jeune personne comme quelqu’un de moins de 18 ans. Lorsque Ringuette Canada filtrera des jeunes personnes, elle :
    1. n’exigera pas qu’elles obtiennent une VSV ou une E-PIC;
    2. exigera que la jeune personne, à la place de soumettre VSV ou une E-PIC, fournisse deux (2) lettres de référence supplémentaires.
  2. Nonobstant ce qui précède, Ringuette Canada pourra demander à une jeune personne de fournir une VSV ou une E-PIC si elle suspecte que la jeune personne en question a écopé d’une condamnation pour adultes et par conséquent a un casier judiciaire. Dans ce cas, Ringuette Canada indiquera clairement qu’elle ne demande pas le dossier d’adolescent de la jeune personne en question, car Ringuette Canada comprend qu’elle ne peut pas faire une telle demande.

Renouvellement

  1. À moins que le comité de filtrage ne décide, au cas par cas, de modifier les exigences de soumission, les individus qui doivent fournir une E-PIC, un formulaire de divulgation pour filtrage, une VSV ou un formulaire de renouvellement de filtrage, doivent aussi fournir les documents suivants :
    1. une E-PIC tous les trois (3) ans;
    2. un formulaire de divulgation pour filtrage tous les trois (3) ans;
    3. un formulaire de renouvellement de filtrage (Annexe C) tous les (1) ans;
    4. une vérification du secteur vulnérable une fois.
  2. Le comité de filtrage peut demander à quelqu’un de fournir un des documents ci-dessus à n’importe quel moment. Ces demandes se feront par écrit et seront accompagnées des motifs pour lesquels la demande est effectuée.

Orientation, formation et surveillance

  1. Le type et la quantité de formation, d’orientation et de surveillance seront fonction du niveau de risque de la personne, à l’entière discrétion de Ringuette Canada.
  2. L’orientation pourra comprendre, sans toutefois s’y limiter : des présentations d’introduction, des tournées des installations, des démonstrations d’équipement, des réunions avec les parents et (ou) les athlètes, des réunions avec des collègues ou superviseurs, des manuels d’orientation, des séances d’orientation, et une supervision accrue au début des tâches ou de la période initiale d’embauche.
  3. La formation pourra inclure, sans toutefois s’y limiter, des cours de certification, un apprentissage en ligne, du mentorat, des ateliers, des séminaires Internet, des démonstrations sur place, et de la rétroaction de la part de pairs.
  4. À la fin de l’orientation et de la formation, la personne devra confirmer par écrit qu’elle a bénéficié d’une orientation et d’une formation, et qu’elle les a terminées.
  5. La surveillance pourra inclure, sans toutefois s’y limiter, des rapports écrits ou verbaux, des observations, du pistage, de la surveillance électroniques (p. caméras de sécurité dans les installations), et des visites de sites.

Comment obtenir une E-PIC ou une VSV

  1. Ringuette Canada a adhéré au mouvement Entraînement responsable de l’Association canadienne des entraîneurs, ce qui lui procure un accès à tarif réduit aux E-PIC . Les participants de Ringuette Canada peuvent obtenir une E- PIC par l’entremise en ligne via http://www.backcheck.net/e-pic.htm
  2. Ringuette Canada comprend qu’en Ontario, la Loi de 2015 sur la réforme des vérifications des dossiers de police exige que les personnes donnent leur consentement par écrit avant de demander une vérification du casier judiciaire (comme une E-PIC). Cette Loi exige aussi que la personne consente par écrit à toute divulgation des résultats à l’organisation qui fait la demande
  3. En Colombie-Britannique, le processus d’obtention d’une vérification du casier judiciaire est différent de ceux des autres provinces et territoires, et il se peut que certaines sections de la présente politique relatives à l’obtention d’une vérification du casier judiciaire ne s’appliquent pas. Dans ces cas-là, le comité de filtrage donnera aux participants des instructions conformes au site https://www.viasport.ca/free-criminal-records-checks .
  4. Pour obtenir une VSV, les participants doivent se rendre à un bureau de la GRC ou un poste de police, et soumettre deux pièces d’identification émise par le gouvernement (dont une doit contenir une photo), et en remplissant les documents requis. Des frais pourront être exigés.
  5. Des empreintes digitales peuvent être requises s’il y a correspondance positive avec le sexe et la date de naissance de la personne.
  6. Ringuette Canada comprend qu’elle pourra devoir aider un participant à obtenir une VSV. Il se peut que Ringuette Canada doive présenter une demande de VSV (Annexe D) ou remplir d’autres documents décrivant la nature de l’organisation et le rôle du participant auprès des personnes vulnérables.

Procédure Filtrage

  1. Les documents doivent être soumis à l’adresse suivante :

    Ringuette Canada
    Attn : Comité de filtrage
    c/o House of Sport/Maison du Sport RA Centre RA
    2451 Promenade Riverside Drive
    Ottawa, ON | K1H 7X7

  2. Les participants qui ne présentent pas les documents exigés ou refusent de le faire ne seront pas admissibles à être bénévoles ou à solliciter le poste visé. Ils seront informés que leur candidature ne sera pas traitée et (ou) que leur poste ne sera pas accordé tant que les documents de filtrage ne seront pas soumis.
  3. Ringuette Canada comprend qu’il peut y avoir des délais dans l’obtention des résultats d’une E-PIC ou d’une VSV. À son entière discrétion, Ringuette Canada pourra autoriser le participant à occuper son rôle pendant ce délai. Ringuette Canada pourra retirer son autorisation n’importe quand, pour n’importe quel motif.
  4. Ringuette Canada reconnaît que diverses informations seront disponibles, dépendamment du type de document de filtrage présenté par le participant. Par exemple, une E-PIC peut montrer ou non les détails d’une infraction spécifique, et (ou) une VSV peut être renvoyée accompagnée d’informations spécifiques, ou d’un simple avis«accepté» ou «rejeté». Le comité de filtrage se servira de son expertise pour prendre les décisions, à son entière discrétion, en fonction des documents de filtrage soumis.
  5. Après examen des documents de filtrage, le comité de filtrage doit prendre une des décisions suivantes :
    1. la personne a réussi le filtrage et peut occuper le poste visé;
    2. la personne a réussi le filtrage et peut occuper le poste visé moyennant certaines conditions;
    3. la personne n’a pas réussi le filtrage et ne peut pas occuper le poste visé;
    4. il faut que la personne donne davantage d’informations.
  6. Pour prendre sa décision, le comité de filtrage tient compte du type d’infraction, de la date de l’infraction et de sa pertinence par rapport au poste sollicité.
  7. Le comité de filtrage doit statuer que le participant a échoué le filtrage si la documentation de filtrage révèle un des facteurs suivants :

    1. si l’infraction a été commise dans les trois (3) dernières années :

      1. toute infraction impliquant l’utilisation d’un véhicule automobile, incluant, sans toutefois s’y limiter la conduite sous influence de l’alcool;
      2. toute infraction pour trafic et (ou) possession de drogues et (ou) de narcotiques;
      3. toute infraction impliquant un comportement contraire à la morale publique.

    2. si l’infraction a été commise dans les dix (10) dernières années :

      1. tout crime violent, y compris sans toutefois s’y limiter toutes les formes d’agression;
      2. toute infraction impliquant un ou des mineurs.

    3. si l’infraction a été commise n’importe quand :

      1. n’importe laquelle des «condamnations criminelles» suivantes :
          1. toute infraction pour de la violence physique ou psychologique;
          2. tout crime de violence, incluant, sans toutefois s’y limiter toutes les formes d’agressions;
          3. toute infraction impliquant un trafic de drogues illégales;
          4. toute infraction impliquant la possession, la distribution ou la vente de documents pornographiques liés aux enfants;
          5. toute infraction à caractère sexuel;
          6. toute infraction impliquant un vol ou de la fraude.

Conditions et surveillance

  1. Mise à part les incidents ci-dessus dont la révélation ferait échouer le filtrage au participant, le comité de filtrage peut déterminer que malgré les incidents révélés par les documents de filtrage du participant, celui-ci peut néanmoins réussir le processus de filtrage et occuper le poste souhaité sous certaines conditions imposées. Le comité de filtrage peut imposer et lever ces conditions à son entière discrétion, et il détermine le mode de surveillance du respect de ces conditions.

Dossiers

  1. Tous les dossiers seront conservés de manière confidentielle, et ils ne seront divulgués à personne sauf si la Loi l’exige, ou s’ils doivent être utilisés dans le cadre de procédures juridiques, quasi-juridiques ou disciplinaires.
  2. Les dossiers conservés par Ringuette Canada dans le cadre du processus de filtrage comprennent, sans toutefois s’y limiter :
    1. une vérification du secteur vulnérable de la personne;
    2. une vérification accrue des renseignements de la police de la personne (pour une période de trois (3) ans);
    3. un formulaire de divulgation de filtrage de la personne (pour une période de trois (3) ans);
    4. un formulaire de renouvellement de filtrage (pour une période d’un (1) an);
    5. les dossiers relatifs à toute condition liée à l’enregistrement de la personne, imposée par le comité de filtrage;
    6. l’historique de toutes les mesures disciplinaires appliquées à la personne par Ringuette Canada ou toute autre organisation sportive.

La présente politique fait l’objet de révisions au moins une fois tous les trois (3) ans.

Date de la dernière révision : septembre 2019

La publication des politiques de Ringuette Canada se fait dans les deux langues officielles du Canada. En cas de conflit d’interprétation entre ces deux versions, la version anglaise prévaudra.

Annexe A – Formulaire de demande

Nota : Les participants qui sollicitent certains postes, bénévoles ou rémunérés, au sein de Ringuette Canada doivent remplir ce formulaire de demande. Ils doivent le remplir une fois par poste. S’ils briguent un autre poste, ils doivent remplir un autre formulaire de demande.

NOM :                                                                                                                                                                     

Prénom                                                2e prénom                                               Nom de famille

ADRESSE PERMANENTE ACTUELLE :

_____________________________________________________________________

Rue                                      Ville                                            Province                                          Code postal

DATE DE NAISSANCE : ____________________                                           

Mois / Jour / Année

IDENTITÉ DE GENRE :                                  

COURRIEL :                                                   

TÉLÉPHONE. :                                                      

POSTE SOLLICITÉ :                                                                                             

En signant le présent document j’accepte de respecter les politiques et procédures de Ringuette Canada, incluant, sans toutefois s’y limiter son Code de comportement et d’éthique, sa politique sur les conflits d’intérêts, sa politique sur la protection des renseignements personnels et sa politique de filtrage. On peut consulter les politiques de Ringuette Canada par l’entremise du lien suivant : [https://www.ringette.ca/about-us/ringette-canada-by-laws-and-policies/]

Je reconnais que je dois satisfaire à certaines exigences de filtrage, qui dépendent du poste sollicité et sont stipulées dans la politique de filtrage, et que le comité de filtrage déterminera mon admissibilité à occuper ce poste, bénévole ou rémunéré.

NOM (en caractères d’imprimerie):                                                                 

SIGNATURE :                                                                         

DATE :                                        

Formulaire de divulgation de filtrage

NOM :                                                                                                                                                                     

Prénom                                        Deuxième prénom                                            Nom de famille

AUTRES NOMS QUE VOUS AVEZ UTILISÉS :                                                                                            

ADRESSE PERMANENTE ACTUELLE :

_____________________________________________________________________

 

Rue                                                                       Ville                               Province                             Code postal

DATE DE NAISSANCE :                                                          

Mois / Jour / Année

IDENTITÉ DE GENRE :                        

CLUB (si cela s’applique) :                                    

COURRIEL :                                      

Nota : Tout manquement à divulguer ci-dessous des informations véridiques pourra être considéré comme une omission intentionnelle, et entraînera la perte des responsabilités et autres privilèges des bénévoles.

  1. Avez-vous un dossier criminel? Si oui, veuillez décrire ci-dessous chaque condamnation (ajoutez des pages au besoin)

Nom ou type de l’infraction :                                                                       

Nom et juridiction du tribunal :                                                                 

Année de la condamnation :                                                                        

Sanction ou punition imposée :                                                                     

Explication plus détaillée :                                                                                                                                           

_____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

  1. Avez-vous déjà fait l’objet de mesures disciplinaires ou de sanctions de la part d’un organisme sportif ou d’une entité indépendante (p. ex. tribunal privé, agence gouvernementale), ou été démis d’une fonction d’entraînement ou bénévole? Si oui, veuillez expliquer chacune des mesures disciplinaires ou sanctions. (ajoutez des pages au besoin)

Nom de l’entité ayant pris la sanction : ___________________________________________

Date de la mesure disciplinaire, de la sanction ou de l’exclusion :_________________________

Date de la mesure disciplinaire, de la sanction ou de l’exclusion :                                                                                      

Sanction ou mesure disciplinaire imposée :________________________________________

Explication plus détaillée :                                                                                                                                              

  1. Y a-t-il actuellement des accusations criminelles ou toute autre sanction, y compris celles d’un organisme sportif, d’un tribunal privé ou d’une agence gouvernementale, qui sont actuellement en cours ou qui menacent d’être portées contre vous? Oui Non Si oui, veuillez expliquer chacune des accusations. (ajoutez des pages au

Nom ou type de l’infraction :                                                                       ____

Nom et juridiction du tribunal :                                                                 

Nom de l’entité ayant pris la sanction :                                                                   

Explication plus détaillée :                                                                                                                                           

ÉNONCÉ DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En remplissant et soumettant le présent formulaire de divulgation de filtrage, je consens et autorise Ringuette Canada à recueillir, utiliser et divulguer mes renseignements personnels. y compris toutes les informations fournies dans le formulaire de divulgation de filtrage, la vérification accrue des renseignements de la police (E-PIC) et (ou) la vérification du secteur vulnérable (lorsque la Loi le permet), pour le filtrage, la mise en oeuvre de la politique de filtrage de Ringuette Canada, la prestation de services aux membres, et la communication avec d’autres organismes nationaux directeurs de sport, organismes provinciaux ou territoriaux de sport, ligues, clubs sportifs, ou toute autre organisation impliquée dans la gouvernance du sport de ringuette. Ringuette Canada ne diffuse pas de renseignements personnels pour des motifs commerciaux.

CERTIFICATION

Je certifie par la présente que les informations contenues dans ce formulaire de divulgation de filtrage sont exactes, correctes, véridiques et complètes.

De plus, je certifie que j’informerai immédiatement Ringuette Canada de tout changement de situation qui modifierait mes réponses initiales à ce formulaire de divulgation de filtrage. Tout manquement à cette clause pourrait entraîner le retrait de mes responsabilités ou autres privilèges de bénévole, ainsi que des mesures disciplinaires.

NOM :                                                                              DATE :                                          

(en caractères d’imprimerie)

SIGNATURE :                                                                    

Annexe C –Formulaire de renouvellement de filtrage

NOM :                                                                                                                                                                     

              Prénom                                                    2e prénom                                             Nom de famille

ADRESSE PERMANENTE ACTUELLE : _______________________________________________________________

Rue                                                                           Ville                            Province                       Code postal

DATE DE NAISSANCE : _________________                                           

Mois / Jour / Année

COURRIEL :                                                             

IDENTITÉ DE GENRE :                                          

TÉLÉPHONE :                                                         

En signant le présent document ci-dessous, j’atteste qu’il n’y a eu aucun changement à mon dossier criminel depuis ma dernière soumission d’une vérification accrue des renseignements de la police et (ou) d’une vérification du secteur vulnérable et (ou) d’un formulaire de divulgation de filtrage à Ringuette Canada, Je certifie aussi que je ne suis passible d’aucune accusation ou mandat, d’engagement à ne pas troubler l’ordre public, d’arrêté judiciaire, de probation ou d’ordonnance d’interdiction, ou de toute information pertinente non condamnable, et d’aucune absolution in conditionnelle ou conditionnelle.

Je conviens que toute vérification accrue des renseignements de la police et (ou) vérification du secteur vulnérable et (ou) formulaire de divulgation de filtrage que j’obtiendrais ou soumettrais à la date indiquée ci-dessous ne seraient pas différents des derniers vérification accrue des renseignements de la police, vérification du secteur vulnérable ou formulaire de divulgation de filtrage que j’ai soumis à Ringuette Canada. Je comprends que s’il y a eu des changements, ou si je suspecte qu’il y en a eu, je suis responsable d’obtenir et de soumettre une nouvelle vérification accrue des renseignements de la police et (ou) une nouvelle vérification du secteur vulnérable et (ou) un nouveau formulaire de divulgation de filtrage au comité de filtrage de Ringuette Canada à la place du présent formulaire.

Je reconnais que s’il y a eu des changements aux résultats disponibles relatifs à la vérification accrue des renseignements de la police et (ou) à la vérification du secteur vulnérable et (ou) au formulaire de divulgation de filtrage, et que si je soumets le présent formulaire de manière inappropriée, je suis assujetti à des mesures disciplinaires et (ou) à la suppression des mes responsabilités ou autres privilèges de bénévole à l’entière discrétion du comité de filtrage.

NOM (en caractères d’imprimerie) :_______________                                                  

SIGNATURE :                                                    

DATE :                                                      

image

Annexe D – Demande de vérification du secteur vulnérable

Nota : Ringuette Canada devra modifier la présente lettre pour satisfaire aux exigences du fournisseur de la VSV

INTRODUCTION

Ringuette Canada sollicite une vérification du secteur vulnérable pour               [insérer le nom complet du participant] qui s’identifie comme              [insérer son identité de genre] et qui est né le               [insérer sa date de naissance].

DESCRIPTION DE L’ORGANISATION

Ringuette Canada et un organisme national sans but lucratif directeur du sport de la ringuette. [insérer toute description supplémentaire]

DESCRIPTION DE SON RÔLE

                          [insérer le nom du participant] jouera le rôle de              [insérer le rôle du participant]. Dans ce rôle, il aura accès à des personnes vulnérables.

[insérer toute information supplémentaire, p. ex. le type et le nombre de personnes vulnérables, la fréquence de l’accès, et ainsi de suite.]

COORDONNÉES

Si vous avez besoin de plus amples informations de la part de Ringuette Canada, veuillez communiquer avec le président du comité de filtrage :

[insérer les coordonnées du président du comité de filtrage]

Signature :                                 Date :