Politique de protection des renseignements personnels

Généralités

  1. Contexte - La confidentialité des renseignements personnels est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral. La présente politique décrit la façon dont Ringuette Canada recueille, utilise, protège, divulgue et élimine les renseignements personnels, et énonce l'engagement de Ringuette Canada à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels de façon responsable. La présente politique est fondée sur les normes requises par la LPRPDE et sur l'interprétation de ces responsabilités par Ringuette Canada.
  2. Objet - La présente politique a pour objet de régir la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales d'une manière qui tienne compte du droit des personnes à la vie privée à l'égard des renseignements personnels qui les concernent et de la nécessité pour Ringuette Canada de recueillir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels.

  3. Définitions - Les termes utilisés dans la présente politique sont définis comme suit :

    1. Loi - Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques («LPRPDE»).

    2. Activité commerciale - Toute transaction, tout acte ou toute conduite particulière qui revêt un caractère commercial.

    3. Adresse IP - Étiquette numérique attribuée aux appareils électroniques participant à un réseau informatique qui utilise le protocole Internet pour la communication entre les appareils.

    4. Renseignements personnels - toute information concernant une personne et se rapportant à ses caractéristiques personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, l'identité sexuelle, l'âge, le revenu, l'adresse ou le numéro de téléphone du domicile, l'origine ethnique, la situation familiale, les antécédents médicaux et l'état de santé.

    5. Représentant·e·s – Administrateur·rice·s, dirigeant·e·s, membres de comités, employé·e·s, entraîneur·e·s, gestionnaires, entrepreneur·e·s et autres personnes qui représentent Ringuette Canada.

Application de la présente politique

  1. Application  - La présente politique s'applique aux représentant·e·s en ce qui concerne les renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou divulgués au cours de toute activité commerciale liée à Ringuette Canada.

  2. Décision sur la politique - Sauf dans les cas prévus par la Loi, le conseil d'administration aura le pouvoir d'interpréter toute disposition de la présente politique qui serait contradictoire, ambigüe ou peu claire.

Obligations

  1. Obligations légales - Ringuette Canada est régie par la loi en ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

  2. Obligations supplémentaires - En plus de respecter toutes les exigences de la Loi, Ringuette Canada et ses représentant·e·s doivent également respecter les exigences supplémentaires de la présente politique. Les représentant·e·s de Ringuette Canada ne doivent pas :

    1. divulguer des informations personnelles à une tierce personne dans le cadre d'une activité ou d'une transaction, à moins que cette activité, cette transaction ou tout autre intérêt ne fasse l'objet d'un consentement approprié conformément à la présente politique;
    2. se placer sciemment dans une position où iels sont obligé·e·s de divulguer des informations personnelles à une organisation quelconque;
    3. dans l'exercice de leurs fonctions officielles, divulguer des informations personnelles à des personnes non autorisées telles que des membres de leur famille, des ami·e·s ou des collègues, ou à des organisations dans lesquelles les membres de leur famille, leurs ami·e·s ou leurs collègues ont un intérêt;
    4. tirer un avantage personnel des renseignements personnels qu'iels ont acquis dans l'exercice de leurs fonctions auprès de Ringuette Canada; ou
    5. accepter tout cadeau ou faveur qui pourrait être interprété comme étant donné en prévision ou en reconnaissance de la divulgation de renseignements personnels.

Responsabilité

  1. Agente de protection des renseignements personnels - L'agente de protection des renseignements personnels, qui est lae directeur·rice administratif·ve de Ringuette Canada, est chargé·e de la mise en œuvre de la présente politique et de la surveillance de la collecte de renseignements et de la sécurité des données, et doit veiller à ce que tous les membres du personnel reçoivent une formation appropriée sur les questions de protection des renseignements personnels et sur leurs responsabilités. L'agente de protection des renseignements personnels traite également les demandes d'accès aux renseignements personnels et les plaintes. L'agente de protection des renseignements personnels peut être contactée à l'adresse suivante :

    Ringuette Canada
    Attn : Agente de protection des renseignements personnels (directeur·rice administratif·ve)
    c/o House of Sport/Maison du Sport
    Centre RA
    2451 promenade Riverside Drive Ottawa, ON K1H 7X7
    Téléphone : 613-748-5655
    privacyofficer@ringette.ca

  2. Tâches - L'agente de protection des renseignements personnels doit :

    1. mettre en place des procédures pour protéger les informations personnelles;
    2. établir des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements;
    3. enregistrer toutes les personnes ayant accès aux informations personnelles;
    4. s'assurer que les fournisseur·euse·s externes respectent la présente politique; et
    5. former le personnel et lui communiquer des informations sur les politiques et pratiques de Ringuette Canada en matière de protection des renseignements personnels.
  3. Employé·e·s - Ringuette Canada a la responsabilité de veiller à ce que ses employé·e·s, entrepreneur·e·s, agent·e·s ou autres se conforment à la Loi et à la présente politique.

Identifier les objectifs

  1. Objectif - Les informations personnelles peuvent être collectées auprès des membres/participant·e·s et des membres/participant·e·s potentiels à des fins qui incluent, mais ne sont pas limitées à, ce qui suit:

Communications

    1. Recevoir des communications de Ringuette Canada concernant les bulletins électroniques, les bulletins d'information, les programmes, les compétitions, l'entraînement, la discipline, les appels, les événements, les activités et toute autre information pertinente.
    2. Articles publiés, relations avec les médias et affichage sur le site Web, les présentoirs ou les affiches de Ringuette Canada. Dans certains cas, il sera possible d'acheter des vidéos d'un événement.
    3. Nominations aux prix, biographies, articles publiés et relations avec les médias.
    4. Communication au sein des comités, des bénévoles et des membres du conseil d'administration et entre eux.
    5. Résultats des mesures disciplinaires et liste des suspensions à long terme.
    6. Communications avec les municipalités concernées qui souhaitent vérifier le statut de résidence des personnes.

Enregistrement, saisie dans la base de données et suivi

    1. Inscription et communication des programmes, événements et activités.
    2. Entrée dans la base de données de l'Association canadienne des entraîneurs et pour déterminer le niveau de certification des entraîneur·euse·s, les qualifications des entraîneur·euse·s et la sélection des entraîneur·euse·s.
    3. Entrée dans la base de données pour déterminer le niveau de certification et de qualification des arbitres.
    4. Détermination de l'éligibilité, du groupe d'âge et du niveau de jeu/compétition approprié.
    5. Inscription des athlètes, vérification de la taille de l'équipement et des tenues, et divers éléments de la sélection des athlètes et des équipes.
    6. Suivi technique, formation des officiel·les, objectifs éducatifs, promotion du sport, publications dans les médias.

Ventes, promotions et marchandisage

    1. Achat d'équipements, de manuels d'entraînement, de ressources et d'autres produits.
    2. Promotion et vente de marchandises.

Généralités

    1. Organisation et administration des voyages.
    2. Mise en œuvre du programme de dépistage de Ringuette Canada.
    3. Urgences médicales, contacts d'urgence ou rapports relatifs à des questions médicales ou d'urgence.
    4. Détermination de la démographie des membres et de leurs souhaits et besoins en matière de programmes.
    5. Gestion des réclamations d'assurance et des enquêtes d'assurance.
    6. Enregistrement vidéo et photographie à des fins personnelles, et non commerciales, par les spectateur·rice·s, les parents et les ami·e·s.
    7. Enregistrement vidéo et photographie à des fins promotionnelles, de marketing et de publicité par Ringuette Canada.
    8. Paie, honoraires, assurance de l'organisation et plans de santé.
  1. Objectifs non identifiés - Ringuette Canada doit obtenir le consentement des personnes concernées lorsque les renseignements personnels sont utilisés pour des activités commerciales non identifiées précédemment. Ce consentement sera documenté quant au moment et à la façon dont il a été reçu.

Consentement

  1. Consentement - Ringuette Canada doit obtenir le consentement des personnes par des moyens légaux (Annexe A - Consentement) au moment de la collecte et avant l'utilisation ou la communication de ces renseignements. Ringuette Canada peut recueillir des renseignements personnels sans consentement lorsqu'il est raisonnable de le faire et lorsque la loi le permet.

  2. Consentement implicite - En fournissant des renseignements personnels à Ringuette Canada, les personnes consentent à ce que ces renseignements soient utilisés aux fins indiquées dans la présente politique.

  3. Retrait - Une personne peut déclarer par écrit à l'agente de protection des renseignements personnels qu'elle retire son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Ringuette Canada informera la personne des conséquences d'un tel retrait.

  4. Tuteur·rice·s légaux - Le consentement ne doit pas être obtenu de personnes mineures, gravement malades ou mentalement incapables et doit donc être obtenu d'un·e parent, d'un·e tuteur·rice légal·e ou d'une personne ayant une procuration pour ces personnes.

  5. Exceptions pour la collecte - Ringuette Canada n'est pas tenue d'obtenir le consentement pour la collecte de renseignements personnels si :

    1. c'est clairement dans l'intérêt de l'individu et le consentement n'est pas disponible en temps utile;
    2. la connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l'exactitude des informations et la collecte est nécessaire pour enquêter sur la violation d'un accord ou la contravention d'une loi fédérale ou provinciale/territoriale;
    3. l'information est destinée à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires; ou
    4. les informations sont accessibles au public comme le prévoit la loi.
  6. Exceptions relatives à l'utilisation - Ringuette Canada ne peut utiliser les renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement que :

    1. si Ringuette Canada a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles dans le cadre d'une enquête sur une infraction à une loi fédérale, provinciale/territoriale ou étrangère et que les renseignements sont utilisés pour cette enquête;
    2. pour une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'une personne;
    3. pour des études ou des recherches statistiques ou savantes;
    4. si ils sont accessibles au public comme le prévoit la loi;
    5. si leur utilisation est clairement dans l'intérêt de la personne et que le consentement n'est pas disponible en temps opportun; ou
    6. si la connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l'exactitude des informations et si la collecte était nécessaire pour enquêter sur la violation d'un accord ou la contravention d'une loi fédérale ou provinciale.
  7. Exceptions à la divulgation - Ringuette Canada ne peut divulguer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée et sans son consentement que :

    1. à un·e avocat·e représentant Ringuette Canada;
    2. pour recouvrer une dette que la personne doit à Ringuette Canada;
    3. pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance d'un tribunal ou d'un autre organisme ayant une compétence appropriée;
    4. à une institution gouvernementale qui a demandé l'information, identifié son autorité légitime et indiqué que la divulgation a pour but d'appliquer, de mener une enquête ou de recueillir des renseignements relatifs à toute loi fédérale, provinciale ou étrangère; ou qui soupçonne que l'information est liée à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales; ou qui a pour but d'administrer toute loi fédérale ou provinciale;
    5. à un organisme d'enquête nommé dans la Loi ou à une institution gouvernementale, à l'initiative de Ringuette Canada, lorsque Ringuette Canada croit que les renseignements concernent la violation d'un accord ou la contravention d'une loi fédérale, provinciale ou étrangère, ou soupçonne que les renseignements ont trait à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales;
    6. à un organisme d'enquête pour les besoins d'une enquête sur la violation d'un accord ou d'une loi fédérale ou provinciale;
    7. en cas d'urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d'une personne (Ringuette Canada doit informer la personne de la divulgation);
    8. pour des études ou des recherches statistiques ou savantes;
    9. à une institution d'archives;
    10. 20 ans après le décès de l'individu ou 100 ans après la création du document;
    11. si ils sont accessibles au public, comme indiqué dans les règlements; ou
    12. si la loi l'exige.

Limitation de la collecte, de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation des données

  1. Limitation de la collecte, de l'utilisation et de la communication - Ringuette Canada ne doit pas recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans discernement. Les renseignements recueillis le seront aux fins précisées dans la présente politique, sauf si la personne concernée y consent ou si la loi l'exige.

  2. Périodes de conservation - Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps qu'il est raisonnablement nécessaire pour permettre la participation à Ringuette Canada, pour tenir des dossiers historiques exacts et pour respecter les exigences de la loi.

  3. Destruction des informations - Les documents seront détruits par déchiquetage et les fichiers électroniques seront supprimés dans leur intégralité.

Garanties

  1.  - Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité adaptées à leur degré de sensibilité contre la perte ou le vol, l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés.

Violations

  1. Violations - Ringuette Canada est tenue de signaler au Commissariat à la protection des renseignements personnels du Canada les violations de ses mesures de sécurité ainsi que toute divulgation ou tout accès non autorisé à des renseignements personnels si la violation, la divulgation ou l'accès peut poser un «risque réel de préjudice important» à une personne. Un «risque réel de préjudice important» est défini comme suit : «lésion corporelle, humiliation, atteinte à la réputation ou aux relations, perte d'emploi, d'occasions d'affaires ou professionnelles, perte financière, vol d'identité, effets négatifs sur le dossier de crédit et dommages ou perte de biens.»

  2. Rapport - Ringuette Canada signalera la violation ou l'accès ou la divulgation non autorisés au Commissariat à la protection des renseignements personnels dans la forme et le format spécifiés par le Commissariat à la protection des renseignements personnels, sous peine de sanctions financières.

  3. Dossiers et notification - En plus de signaler la violation ou l'accès ou la divulgation non autorisés, Ringuette Canada conservera des dossiers sur la violation et informera les personnes concernées.

Accès individuel

  1. Accès - Sur demande écrite, et avec l'aide de Ringuette Canada, une personne peut être informée de l'existence, de l'utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et peut avoir accès à ces renseignements. En outre, une personne a le droit d'être informée de la source des renseignements personnels ainsi que de la liste des tierces personnes auxquelles les renseignements ont été divulgués.

  2. Réponse - Les renseignements demandés doivent être divulgués à la personne dans les 30 jours suivant la réception de la demande écrite, sans frais pour la personne, ou à des coûts nominaux liés aux frais de photocopie, à moins qu'il n'y ait des motifs raisonnables de prolonger le délai.

  3. Refus - Une personne peut se voir refuser l'accès à ses informations personnelles si :

    1. leur fourniture est d'un coût prohibitif;
    2. ces informations contiennent des références à d'autres personnes;
    3. ces informations ne peuvent être divulguées à des fins juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale; ou
    4. ces informations sont soumises au secret professionnel de l'avocat·e ou au privilège du litige.
  4. Motifs - En cas de refus, Ringuette Canada doit informer la personne des motifs du refus et des dispositions connexes de la Loi.

  5. Identité - Des informations suffisantes doivent être exigées pour confirmer l'identité d'une personne avant de lui fournir un compte rendu de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels.

Contestation du respect de la présente politique

  1. Contestation - Une personne doit pouvoir contester le respect de la présente politique et de la Loi auprès de la personne désignée responsable de la conformité.

  2. Procédures - Sur réception d'une plainte, Ringuette Canada doit :

    1. enregistrer la date de réception de la plainte;
    2. aviser l'agente de protection des renseignements personnels qui agira de manière neutre et impartiale pour résoudre la plainte;
    3. accuser réception de la plainte par une conversation téléphonique et clarifier la nature de la plainte dans les trois (3) jours suivant la réception de la plainte;
    4. nommer, dans les dix (10) jours suivant la réception de la plainte, un·e enquêteur·rice faisant appel au personnel de Ringuette Canada ou à un·e enquêteur·rice indépendant·e, qui doit avoir les compétences nécessaires pour mener une enquête juste et impartiale et qui doit avoir un accès sans entrave à tous les dossiers et personnels pertinents;
    5. une fois l'enquête terminée et dans les vingt-cinq (25) jours suivant la réception de la plainte, l'enquêteur·rice soumettra un rapport écrit à Ringuette Canada; et
    6. informer lea plaignant·e du résultat de l'enquête et de toute mesure pertinente prise pour rectifier la plainte, y compris toute modification des politiques et procédures dans les trente(30) jours suivant la réception de la plainte.
  3. Dénonciation - Ringuette Canada ne doit pas congédier, suspendre, rétrograder, sanctionner, harceler ou désavantager de quelque façon que ce soit un·e administrateur·rice, un·e dirigeant·e, un·e employé·e, un·e formateur·rice, un·e entrepreneur·e et tout autre personne prenant des décisions au sein de Ringuette Canada, ni refuser à cette personne un avantage parce que celle-ci, agissant de bonne foi et sur la base de croyances raisonnables :

    1. a divulgué au Commissaire à la protection des renseignements personnels du Canada queRinguette Canada a enfreint ou est sur le point d'enfreindre la Loi;
    2. a fait ou déclaré avoir l'intention de faire tout ce qui doit être fait pour éviter qu'une personne ne contrevienne à la loi; ou
    3. a refusé de faire ou a déclaré son intention de refuser de faire quoi que ce soit qui soit contraireà la loi.

Adresse IP

  1. Adresse IP - Ringuette Canada ne recueille pas, n'utilise pas et ne divulgue pas de renseignements personnels tels qu'une adresse IP.

    Loi applicable

  2. Droit applicable - Le site Web de Ringuette Canada est élaboré et contrôlé par Ringuette Canada dans la province de l'Ontario. À ce titre, les lois de la province de l'Ontario régissent les présentes clauses de non-responsabilité, les modalités et les conditions.

Cette politique fait l'objet d'une révision au moins une fois tous les trois ans. Date de la dernière révision : Septembre 2021

La publication des politiques de Ringuette Canada se fera en anglais et en français. En cas d'interprétations contradictoires, la version anglaise prévaudra.


Annexe A - Consentement

Ringuette Canada inclura le paragraphe suivant (ou une variante) chaque fois que des renseignements personnels seront recueillis :

  1. J'autorise Ringuette Canada à recueillir et à utiliser les renseignements personnels me concernant aux fins décrites dans la politique de protection des renseignements personnels de Ringuette Canada.
  2. En plus des fins décrites dans la politique de protection des renseignements personnels de Ringuette Canada, j'autorise Ringuette Canada à :
    1. distribuer mes renseignements personnels à l'adresse _____________ (insérer le nom d'autres organisations auxquelles les informations peuvent être distribuées (par exemple, une organisation provinciale/territoriale);
    2. photographier et/ou enregistrer mon image et/ou ma voix sur un film fixe ou mobile et/ou sur une bande audio, et utiliser ce matériel pour promouvoir la ringuette par le biais de bulletins d'information, de sites web, de la télévision, de films, de la radio, d'imprimés et/ou de supports d'affichage. Je comprends que je renonce à toute demande de rémunération pour l'utilisation de matériel audio/visuel utilisé à ces fins;
    3. (insérer d'autres objectifs spécifiques)
  3. Je comprends que je peux retirer ce consentement à tout moment en communiquant avec l'agente de protection des renseignements personnels de Ringuette Canada. L'agente de protection des renseignements personnels m'informera des conséquences d'un tel retrait.

Annexe B - Avis de non-responsabilité du site Web

Ringuette Canada inclura l'avis de droit d'auteur et l'avis juridique suivants (ou des déclarations similaires) dans la section applicable du site Web de Ringuette Canada :

Site Web - Ce site Web est un produit de Ringuette Canada. Les renseignements qu'il contient sont fournis à titre de ressource aux personnes qui s'intéressent à Ringuette Canada. Ringuette Canada décline toute déclaration ou garantie, expresse ou implicite, concernant l'exactitude, l'exhaustivité ou l'adéquation à un usage particulier des informations. Les personnes qui accèdent à ces informations assument l'entière responsabilité de l'utilisation de ces informations et comprennent et acceptent que Ringuette Canada ne soit pas responsable de toute réclamation, perte ou dommage découlant de l'utilisation de ces informations. La référence à des produits, processus ou services spécifiques ne constitue ni n'implique une recommandation ou une approbation de Ringuette Canada. Ringuette Canada se réserve également le droit d'apporter des modifications à tout moment sans préavis.

Liens externes - Les liens mis à disposition sur le site Web peuvent vous permettre de quitter le site Web. Veuillez noter que les sites Internet accessibles par ces liens ne sont pas sous le contrôle de Ringuette Canada. Par conséquent, Ringuette Canada ne vous fait aucune déclaration concernant ces sites ou le matériel qui y est disponible. Ringuette Canada ne fournit ces liens que pour vous aider, et ne garantit en aucune façon ces liens et le matériel qui y est disponible. Ringuette Canada n'est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité employées par d'autres sociétés ou sites Web.

Reconnaissance du territoire

Bien que nous soyons fiers d'être une organisation canadienne, nous reconnaissons que notre siège social est situé sur le territoire traditionnel non cédé du peuple algonquin Anishnaabeg et qu'il abrite aujourd'hui de nombreux peuples divers des Premières nations, des Inuits et des Métis. Ringuette Canada tient à exprimer son respect à tous les peuples inuits, métis et des Premières nations pour leurs précieuses contributions à ce territoire. Nous nous engageons à aller de l'avant dans un esprit de réconciliation et de collaboration.

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2451 promenade Riverside
Ottawa, ON K1H 7X7

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